Connect with us

Impresoras

CUOTAS DE IMPRESIÓN

Published

on


MECANISMO EFECTIVO PARA CONTROLAR LOS VOLÚMENES DE IMPRESIÓN EN LA EMPRESA 

CUOTAS DE IMPRESIÓN: MECANISMO EFECTIVO PARA CONTROLAR LOS VOLÚMENES DE IMPRESIÓN EN LA EMPRESA 

Por años, la meta tradicional de muchas empresas ha sido eliminar el papel de las organizaciones; sin embargo, nada podría estar más lejos de la realidad. La impresión departamental y distribuida continúa creciendo, algunas veces en forma desmedida.  El uso de Internet y del correo electrónico han contribuido a aumentar los volúmenes de documentos impresos y -lejos de imprimir menos- terminamos imprimiendo más. 

Muchísimas organizaciones intentan poner un límite a los gastos de impresión, reduciendo volúmenes, administrando la impresión, auditando el uso de los dispositivos y hasta controlando cuánto imprimen los usuarios. Y una de las formas de controlar a los usuarios es implantando “cuotas de impresión”. 

Existen dos modalidades para implementar el concepto de cuotas de impresión en la empresa; por un lado están las “cuotas para control pasivo”, y también están las “cuotas para control proactivo”. 

Cuotas para Control Pasivo

Tienen como objetivo permitir que las organizaciones asignen cuotas de impresión por usuario o por centro de costo, además de comparar en tiempo real el comportamiento de un usuario con respecto a su cuota asignada (por ejemplo, para determinar en que punto de su cuota se encuentra) versus un estado ideal. También permiten hacer predicciones de uso de la impresión por parte de un usuario o centro de costo, o  restringir la impresión a algún usuario según decisión del administrador. 

Cuotas para Control Proactivo

Al igual que las anteriores, permiten asignar cuotas de impresión, pero ofreciendo comparaciones automatizadas en tiempo real sobre la cuota asignada contra las impresiones reales con el fin de controlar su consumo. 

La diferencia fundamental entre ambas modalidades es que en el caso pasivo un usuario podría continuar imprimiendo y fotocopiando documentos luego de exceder su cuota, mientras que en la modalidad proactiva, el sistema -en forma automática- impediría la impresión y el copiado una vez la cuota ha sido excedida en tan sólo una unidad (si la cuota es 100, por ejemplo, no le dejaría imprimir ni una sola hoja después de 100 hojas impresas). 

La modalidad proactiva rinde mayores beneficios en algunas aplicaciones específicas, como por ejemplo quioscos de impresión en universidades. Esto evita el gasto desmedido que experimentan en muchos centros docentes. Tener tanta información al alcance de nuestras manos a través de la Web es demasiada tentación, y a veces los estudiantes terminan imprimiendo más de lo necesario. 

Por su parte, algunas organizaciones colocan cuotas de impresión a sus usuarios y cuando estas cuotas se exceden, los usuarios no pueden continuar imprimiendo. Si las se asignan cuotas por usuario, sólo quien alcance el tope de su cuota queda sin capacidad de imprimir.  Pero cuando las cuotas son por centro de costo, todo el departamento queda sin la posibilidad de hacerlo. 

Si asumimos que la impresión que hace el usuario que se excede de la cuota no es esencial para la tarea que desempeña, entonces la modalidad proactiva es más ventajosa, poniendo al descubierto malas prácticas y hasta abusos entre los usuarios.   

Sin embargo, si esa hoja adicional es parte esencial de un proceso (como suele ser), estaríamos retrasando un trabajo que podría ser importante y en muchos casos estaríamos forzando el cumplimiento de una cuota que al parecer no ha sido la adecuada. 

Modalidad Pasiva: la Mejor Opción

Muchas empresas implementan cuotas de impresión con la esperanza de que cada usuario sea más cuidadoso e imprima o copie menos.  Pero en la mayoría de los casos la realidad es muy diferente; Es decir, no existe un mal uso por parte de los usuarios, más bien son los procesos anticuados o prácticas inadecuadas que terminan forzando volúmenes mayores de impresión. Por eso recomendamos el uso de cuotas pasivas en las empresas.   

Con cuotas pasivas el administrador asigna a cada usuario o centro de costo ciertos volúmenes que puede revisarse frecuentemente; esta práctica permite descubrir cuáles procesos implican los mayores volúmenes. Una vez descubierto esto, tenemos una oportunidad de transformarlos en otros que sustituyan los documentos de papel por documentos electrónicos. 

Algunos fabricantes líderes globales de impresión han implementado un sistema de cuotas pasivas con muchísimo éxito. Estas soluciones permiten asignar una cuota de impresión por mes (pudiendo este valor ser variable; es decir, nos permite tomar en cuenta meses en donde la expectativa de impresión es mayor que en otros). 

Con cada impresión, la solución actualiza los valores de cada usuario y hace una comparación con la cuota asignada; después hace un cálculo y estima el volumen esperado por cada usuario ese mes y ese año. También es posible calcular que para un usuario particular sus volúmenes van a exceder su cuota en ese periodo de tiempo, con el objetivo de enviarle un mensaje al empleado para informarle de la situación. 

Si el usuario entiende que el proceso le va a obligar a excederse, tiene una oportunidad de conversar con su gerente y escalarlo al administrador de tecnología. Muchas veces se modifican las cuotas, ampliando o reduciendo el número original de acuerdo a la experiencia ganada. 

El uso de cuotas de impresión, y en particular la implementación de cuotas pasivas ha ayudado a muchas empresas a entender quién imprime, qué imprime, y más importante aún, por qué imprime.  Hasta que las organizaciones no logren descubrir cuáles son los procesos de trabajo responsables por los altos volúmenes de impresión, no podrán tomar medidas e implementar procesos alternativos dirigidos a reducir dichos volúmenes en forma real.

Por Julio Tuñón,

Director de Marketing de

Soluciones de Impresión

Lexmark América Latina


Periodista, professor y fanático de la tecnología, los negocios 2.0, el mkt, y la música electrónica. Editor de los portales onedigital.info y pcformat.info http://www.onedigital.info

Continue Reading
Advertisement
Click to comment
Conoce como vivir una Vida más Saludable
A %d blogueros les gusta esto: