por Rafael Soto, CEO de Box Factura

Abril es uno de los meses más temidos por los emprendedores y las PyMEs, en virtud de las declaraciones anuales ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) que deben presentar las personas morales, personas físicas con actividad empresarial y personas físicas que generan ingresos como asalariados o por algún otro tipo de actividad.

Nuestra autoridad fiscal está realizando importantes cambios para mejorar sus mecanismos de monitoreo y ha hecho esfuerzos por simplificar la vida al contribuyente mexicano en materia de trámites, aún son muchas las personas que no están en la posibilidad de cumplir a cabalidad con sus obligaciones con Hacienda.

En este artículo hablaremos de cómo los cambios actuales pueden afectar a emprendedores y pequeñas empresas, y brindaremos algunas recomendaciones para aprovechar al máximo la tecnología existente para poder cumplir con las obligaciones fiscales y que eso no se convierta en un factor distractor o que amenace la viabilidad del negocio.

¿Cuáles son las principales obligaciones? Todo negocio tiene la obligación de declarar y pagar ante el SAT tres impuestos: el Impuesto al Valor Agregado (IVA), el Impuesto sobre la Renta (ISR) y, en algunos casos, el Impuesto Especial sobre Producción y Servicios (IEPS). Es necesario reportar a la autoridad en declaraciones mensuales y anuales.

No cumplir con el SAT, podría traer consecuencias, como multas, recargos, embargos, intereses moratorios y actualizaciones por inflación, además de suspensión temporal del Certificado de Sello Digital, lo que impediría al contribuyente facturar.

Aquí es donde la tecnología juega un papel fundamental, ya que, para realizar estas declaraciones y pagos a tiempo, es fundamental tener las cuentas y los papeles en orden, usando plataformas de facturación especializadas ayuda, pero lo más recomendable es tener además un repositorio seguro en la nube para reunir y procesar toda la información contable y fiscal. Tener todo organizado hace una gran diferencia, llegado el momento de pasar la estafeta al contador para que pueda hacer bien su trabajo. Lo ideal si eres un emprendedor es tener un o un buzón digital y para las empresas operaciones más robustas es necesario contar con una solución de bóveda digital fiscal.

El simple hecho de contar con tu información desde cualquier lugar y en cualquier momento optimiza la gestión financiera de todo el negocio y por ende, el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Es importante que te cerciores de que tu plataforma en la nube ofrece total seguridad ya que los criminales están al acecho de la información financiera de las empresas que no cuentan con mecanismos de defensa.

A continuación, algunas recomendaciones adicionales para tener en orden la situación fiscal de tu negocio usando la tecnología:

•       Utiliza una solución digital para hacer una descarga masiva de todas las facturas emitidas a tu nombre o razón social, para que puedas hacer un análisis detallado de la situación.
•       Toma en cuenta que hay varias modalidades de pago, el SAT busca apoyar a los contribuyentes con diversas alternativas.
•       Aprovecha las aplicaciones que el portal del SAT pone a tu disposición con diversas herramientas electrónicas que te ayudan a enviar tu información desde internet, como los servicios gratuitos de generación de CFDI, el Servicio de Declaraciones y Pagos para presentar tus declaraciones provisionales, declaración Anual para personas morales y la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT).
•       Si tienes una deuda, haz un plan para pagar en parcialidades: otra modalidad para liquidar una deuda con Hacienda puede ser en partes: hacer un pago inicial de 20% y luego cumplir con pagos mensuales, de acuerdo al número de meses que se acuerden en el plan de pago.
•       Usa una solución para generar reportes de información fiscal contable y financiera más precisos que otorgan mayor visibilidad sobre todos los gastos te ayudará a maximizar la deducibilidad.
•       Usa una solución especial para revisar de manera automática que los CFDIs estén emitidos correctamente y rechazar de manera automatizada facturas que provengan de empresas fantasmas o EFOS (Empresas Facturadoras de Operaciones Simuladas), checando en tiempo real contra las bases del SAT, lo que sin duda ayudará a evitar problemas.
•       Usa plataformas que te permitan acceder a la información de todos los movimientos financieros en tiempo real, lo que además de ayudar a recopilar la información fiscal de manera sencilla permitirá monitorear las transacciones para identificar desvíos, mal uso de recursos y poder aplicar a tiempo las medidas necesarias.

La acelerada tendencia de transformación digital que trajo consigo la pandemia ha sido un reto para optimizar todos los procesos de las empresas, ahora ante un aparente regreso a la nueva normalidad, para mantenerse competitivo será esencial lograr nuevos niveles de profundidad en la digitalización de todos los ámbitos del negocio.

Transformación digital no es sinónimo de automatizar actividades y procesos de forma aislada, más bien se refiere a integrar toda la empresa para llevarla a un nuevo nivel de evolución.

En el terreno del cumplimiento de las obligaciones tributarias, hay hoy muchas empresas que están enfrentando problemas de incumplimiento fiscal y esto había sido debido a la falta de herramientas tecnológicas, pero en el contexto de la recuperación económica que vendrá con el retorno a la nueva normalidad veremos un boom de soluciones y servicios que harán la vida más sencilla para las empresas y les ayudarán a estar al día. La inversión en tecnología, sin duda vale la pena.

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