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Ciudad de México, 23 de febrero de 2021.- La acelerada transformación digital en la que se han visto inmersas las empresas a nivel mundial los últimos meses, las ha obligado a implementar continuos esfuerzos para obtener el máximo partido de las innovaciones tecnológicas e incrementar su eficiencia. Pero, esta necesidad de digitalización no es propia de las organizaciones, sus procesos internos y colaboradores, sino que impacta también en la relación entre empresas y agentes externos a la misma como, por ejemplo, organismos públicos.

Los intercambios de datos entre el gobierno y las compañías se han intensificado debido a la emergencia sanitaria, sobre todo para implementar los mecanismos necesarios para limitar su impacto. Ante el clima de incertidumbre, los diferentes gobiernos buscan facilitar los intercambios de datos y la comunicación incorporando progresivamente medidas digitalizadas que permiten una óptima gestión de las distintas comunicaciones entre las empresas y diversos organismos.

Por ello, contar con sistemas que ayuden a las compañías a recopilar toda la información a intercambiar con organismos gubernamentales y regulatorios se ha vuelto indispensable para automatizar y optimizar la mayoría de la comunicación, como por ejemplo la tramitación de altas y bajas médicas, seguro social y subsidios familiares, prestaciones, interrupciones de trabajo, finalización de la relación laboral, ficheros de cotización, etc.

“Es importante destacar que asociar y automatizar envíos de diferentes archivos generados a partir de un software de Administración de Personal & Nómina reduce riesgos de errores mientras que agiliza trámites administrativos, disminuyendo considerablemente el tiempo asignado a este tipo de tareas”, considera Marina Ierace, Directora General de la unidad de negocio HCM para América Latina, de Meta4 A Cegid Company, y agrega que gracias a las herramientas digitales, se optimizan estos procesos y se minimizan las incidencias sobre los mismos.

En los últimos años, se han adoptado reglamentaciones en torno a la identificación electrónica y los servicios de confianza para aquellas transacciones electrónicas regulando la identificación digital y normalizando el marco jurídico para su uso. Como consecuencia de estos cambios, es recomendable que las empresas cuenten, por ejemplo, con una solución de firma electrónica.

De acuerdo con un estudio[i] realizado en conjunto por Meta4 A Cegid Company y MARKESS by exægis, consultora francesa especializada en el mercado digital, sobre los principales retos que deben afrontar las empresas en materia de digitalización en los próximos meses, el 17% de los responsables de la toma de decisiones de RR.HH. ya utilizaba la firma electrónica en 2018 y el 49% tiene programado utilizarla en los próximos meses.

La firma electrónica puede utilizarse en todo tipo de documento que vincule a la empresa con la administración o los organismos sociales, por lo que ayuda a reducir la carga administrativa de los profesionales de RR.HH., puesto que ya no tienen que imprimir documentos, firmarlos y escanearlos y subirlos a una aplicación. La firma electrónica permite ahorrar tiempo, reducir los costos de impresión, reducir el impacto medioambiental y garantizar que los documentos de RR.HH. firmados electrónicamente no sean falsificados.

Sin duda, para que la digitalización a emprender tenga éxito, es recomendable emplear herramientas digitales para automatizar y optimizar procesos como el envío de diferentes archivos generados en el área de administración de personal y nómina. Transformación que además minimiza significativamente el riesgo de errores y reduce considerablemente los plazos de tramitación, agilizando la comunicación entre las partes involucradas.