Google presentó las nuevas opciones a las que se podrán acoger los administradores de Google Apps a la hora de definir las condiciones en que los archivos puedan ser compartidos desde Google Drive, opciones que responden a las necesidades de control que los administradores han ido necesitando a la hora de establecer quienes pueden acceder a los mismos.

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Si los administradores permiten que exista la posibilidad de que los archivos puedan ser compartidos públicamente, podrán seleccionar una de las tres opciones que serán de aplicación a sus usuarios a la hora de compartir archivos, siendo la primera la que se encontrará por defecto:

– Destinatarios sólamente, propio dominio o público (sin necesidad de cuenta en Google)
– Destinatarios sólamente o del propio dominio
– Destinatarios sólamente

Google pone de ejemplo que si el administrador escoge la primera opción, entonces aquel empleado que vaya a compartir un archivo desde Google Sheets en un evento de Google Calendar, se le dará a escoger si desea compartirlo sólo con los invitados de dicho evento o bien con cualquiera perteneciente al propio dominio a través del enlace o bien a cualquiera que simplemente conozca el enlace.

Por el contrario, si los administradores no quieren de ningún modo que los archivos puedan ser compartidos públicamente, se encontrarán solamente con las dos última opciones para escoger, siendo la opción de – Destinatarios sólamente o del propio dominio la que se encontrará en este caso activa por defecto.

Además, en los casos de que existan conflictos de opciones a la hora de compartir un mismo archivo, se optará por la menos permisiva en cada caso.