La pandemia de COVID-19 ha generado cambios en la cultura personal y empresarial, logrando una aceración en los procesos de digitalización.

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Unas las principales áreas que se vio beneficiada fue la de recursos humanos (RRHH) que, gracias a la tecnología, en particular al uso de servicios como el Portal del empleado, aceleraron la implantación de teletrabajo.

Un portal de recursos humanos, o portal de RRHH, es una herramienta que facilita que los empleados de una empresa accedan a información relacionada con los RRHH y a otra información sobre su lugar de trabajo. También es un punto de acceso para los solicitantes de empleo externos y potenciales. Los portales de RRHH suelen ser dinámicos e interactivos.

Su objetivo es racionalizar y centralizar la información para que los empleados puedan encontrar fácilmente lo que necesitan dentro de su base de datos. Por ejemplo, si los manuales, los detalles de inscripción a las prestaciones y otra información están en un portal, una empresa puede ahorrar dinero al reducir los costes de impresión y las horas de trabajo del personal en la distribución. (Los portales de RRHH suelen ser seguros, por lo que los empleados actuales suelen tener credenciales de acceso para acceder a la información de la empresa).

Los portales de RRHH también pueden ayudar a conectar al personal de recursos humanos con los empleados (y viceversa), así como a reducir las llamadas y los correos electrónicos entre ambos. Si los empleados pueden encontrar la información que necesitan por sí mismos, no necesitan involucrar al personal de RRHH.

¿Qué elementos son frecuentes en un portal de recursos humanos?

A la hora de pensar en qué incluir en un portal de recursos humanos, hay que tener en cuenta la información que los empleados necesitan para realizar su trabajo en el entorno de la empresa. El portal debe facilitar a los empleados la búsqueda de la información que necesitan sin tener que ponerse en contacto con el departamento de recursos humanos. También puede ayudarles a relacionarse con otros empleados.

A menudo, los portales de RRHH forman parte del sistema de intranet más amplio de una empresa, por lo que generalmente incluyen elementos, como los siguientes:

• Paquetes de incorporación y presentación: Cuando se empieza un nuevo trabajo, es difícil recordar todo lo que te dijo la persona encargada de la incorporación. Un paquete en el portal puede ser un buen lugar para remitir a los nuevos empleados que necesiten información. También puede ser un lugar para que los empleados existentes se refresquen en lo básico.
• Políticas y procedimientos: Esto puede incluir manuales, valores de la empresa, formularios, políticas de medios sociales, políticas de diversidad y procedimientos de reclamación.
• Descripciones de puestos y procesos de contratación: Esta sección incluye información sobre las revisiones salariales y de rendimiento, los organigramas, la información sobre las nóminas y los anuncios de vacantes internas.
• Prestaciones y derechos: Un lugar para toda la información sobre beneficios y prestaciones complementarias, incluidos los seguros, los incentivos de bienestar, la información sobre el plan de jubilación, los procedimientos de vacaciones anuales y los programas de descuento.
• Directorio y biografías del personal, tal vez con fotos: Este es un lugar para que los empleados interactúen a través de la mensajería o una herramienta similar.
• Enlaces a noticias y anuncios de la empresa: Sección para difundir nueva información y novedades sobre la empresa.
• Una sección de preguntas frecuentes. Lo más probable es que las personas que trabajan en RRHH respondan a las mismas preguntas repetidamente. La lista difiere según la empresa, pero las consultas suelen girar en torno a las bajas por enfermedad, los seguros y los planes de jubilación. etc., el portal podría ayudar al personal de RRHH a dar respuesta a estas preguntas.

Ocasionalmente también ofrecen un espacio para la creación de redes sociales y la interacción dentro de una organización. De esta forma logran poner en contacto a personas de diferentes departamentos y proporcionar fotos e información de contacto para que la gente pueda saber con quién está trabajando. Se trata de una función especialmente importante para las grandes empresas con múltiples sedes o para los trabajadores remotos.

En conclusión, los portales de recursos humanos han recorrido un largo camino en poco tiempo. Comenzaron como una forma de reducir los costes de papel e impresión proporcionando una lista de enlaces a manuales, proveedores e información de la empresa. Ahora, algunos, como el proporcionado por el Software de RRHH de Sesame HR, promueven el autoservicio, la digitalización, el bienestar del personal y suelen ser interactivos, personales y sobre todo seguros, además de ofrecer diferentes forma de visualizar datos de forma automática, lo que ayuda a tomar decisiones más asertivas.