Las constantes innovaciones en la automatización de los flujos de trabajo para todo tipo de organizaciones ha hecho posible que aumente el valor de la tecnología digital, sobre todo con la herramienta de trabajo por excelencia en toda empresa: los documentos. Éstos constituyen la columna vertebral en todo proceso y por los que fluye toda clase de información.

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Los documentos llegan a la organización en papel a través de mensajería y correo postal, o en formato electrónico a través de emails, internet o aplicaciones móviles. Todos estos documentos tienen que ser capturados y procesados para después introducirlos en un flujo de trabajo de la organización, lo que puede implicar, por ejemplo, que sea necesario convertirlos a un formato electrónico adecuado. 
 
En este sentido, la transformación digital juega un papel muy importante en la creación de nuevos flujos de trabajo que administren y coordinen la productividad en las empresas. Esto es, una aplicación de flujo de trabajo, como, por ejemplo, Xerox Free Flow, la cual automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.
 
Este nuevo estándar digital ha impactado en todas las facetas de la jornada laboral corporativa, incluyendo los procesos que los empleados utilizan para completar las tareas de cada día. Por ello, es importante que las empresas se acomoden a las tendencias que están surgiendo dentro de los flujos de trabajo de oficina, con el fin de transformar y adaptar sus negocios a la era digital.
 
• Oficina móvil: Hoy en día, las personas no se limitan a trabajar en espacios físicos establecidos, sino que pueden extenderse por distintas ciudades, países y zonas horarias para lograr el trabajo interconectado hacia un objetivo en común. Son los dispositivos móviles los que permiten mejorar los flujos de trabajo que pueden llevar a una empresa a su máxima productividad a través de herramientas en la nube.
 
• Dispositivos multifunción: empresas digitales implican trabajadores digitales, los cuales esperan utilizar herramientas inteligentes en la oficina que les permitan realizar con facilidad y comodidad sus actividades diarias. En este caso, las impresoras multifunción inteligentes son una gran solución para que las empresas cumplan con esta expectativa. Por ejemplo, la nueva serie de dispositivos Xerox AltaLink y Xerox VersaLink cuentan con interfaces de pantalla táctil y aplicaciones personalizables que permiten a los usuarios adaptar los flujos de trabajo a sus necesidades.
 
• Servicios Administrados de Impresión: los MPS (por sus siglas en inglés), incluyen todo lo relacionado al modo de utilizar los documentos, personas y procesos incluidos en cada flujo de trabajo. Los servicios administrados de impresión de Xerox ayudan a obtener mayor visibilidad y control sobre el procesamiento de documentos y costos. Esto se traduce en ahorro de dinero, automatización de pasos, aumento de la productividad, mejora en la seguridad de los documentos y sostenibilidad.
 
La transformación digital representa una oportunidad enorme para las organizaciones, pues a través de la automatización de los flujos de trabajo, la transformación hacia lo digital significa mucho más que digitalizar el papel, es una nueva forma de hacer negocios que tiene impacto en cada tarea, actividad y proceso que se lleva a cabo dentro de una oficina.
 
En definitiva, Xerox se ha dado a la tarea de crear soluciones que optimicen los procesos empresariales a través de la captura inteligente de información, la optimización de pasos laboriosos, administración y distribución automática de documentos, e inclusive nuevas maneras de desarrollar un trabajo.