Gran parte de las tareas y procesos que llevan a cabo las organizaciones comienzan a trasladarse rápidamente de lo físico a lo virtual. En ese marco, el uso de la firma digital se hace cada vez más necesario. ¿Cuáles son sus principales ventajas?

Ciudad de México, 13 de julio de 2021.- Las distintas modalidades que van creciendo dentro de la nueva economía tales como trabajo a distancia, compras online, aplicaciones remotas y tantas más, han hecho que lo presencial empiece a dar paso a lo virtual a un ritmo que hasta hace un tiempo nadie habría previsto.

Así es que los entornos digitales forman parte de nuestra actividad diaria a tal punto que se torna fundamental la capacidad que tenga cada organización de poder gestionar virtualmente determinados procesos. La firma digital es uno de ellos. Se trata de una herramienta que utilizan cada vez más las compañías y que comienza a ser en muchos casos una ventaja competitiva ante aquellas que no cuentan con esta posibilidad.

¿Qué es la firma digital? Podría definirse como el grafismo utilizado a través de medios electrónicos para firmar un documento otorgándole una absoluta validez legal y jurídica. ¿Cómo se valida? A través de un ID digital con certificado de autenticidad de identidad del firmante que concede. Provee un alto nivel de seguridad, su uso y valor es equivalente a la firma manuscrita y permite a las empresas gestionar, por ejemplo, trámites administrativos como la firma de un contrato laboral.

El nuevo sistema supone entonces una gran ayuda para el departamento de Recursos Humanos, ya que, en el contexto actual, buena parte de los trámites de gestión de los empleados requiere la firma de ambas partes, y de este modo los documentos pueden firmarse desde cualquier lugar, a través de una computadora, un celular o cualquier otro dispositivo.

Desde Meta4 A Cegid Company, compañía especializada en soluciones tecnológicas para la gestión y desarrollo del capital humano, que tiene incorporado el proceso de firma digital a sus soluciones de Nómina y RR.HH., destacan algunas de las ventajas de esta modalidad:

– Almacenamiento seguro: a diferencia de los documentos en papel, que ocupan un valioso espacio y cuyo orden muchas veces es difícil de sistematizar, dificultando la búsqueda, los documentos firmados digitalmente quedan guardados de forma segura y centralizada, facilitando el acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar. 

– Aumento de la productividad: al no tener que imprimir, almacenar ni concertar una cita con el firmante, la firma digital supone un ahorro de tiempo en el proceso de gestión del documento, lo cual permite a su vez que el departamento de RR.HH. dedique más tiempo a otras tareas. 

– Acceso remoto: el proceso de firma digital permite enviar el documento y recibirlo firmado sin necesidad de que los firmantes estén físicamente juntos, y pudiendo acceder a él desde cualquier lugar. 

– Distintos destinatarios: la posibilidad de llevar a cabo un trámite sin concertar una cita cobra aún más relevancia cuando se trata de varios firmantes, que en el contexto actual tendrían una marcada dificultad para reunirse.

Por todas estas razones, la firma digital se convierte en una herramienta cada vez más estratégica para las empresas que quieren optimizar su desempeño en un contexto de creciente virtualidad. Los cambios llegaron para quedarse y la incorporación de la tecnología adecuada será vital para adaptarse a las nuevas formas de trabajar.